Privacybeleid Van Leeuwen Tandartsen

Laatst bijgewerkt: 17 juli 2026

Van Leeuwen Tandartsen hecht veel waarde aan de privacy van patiënten, websitebezoekers, sollicitanten en andere personen met wie wij contact hebben. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens gebruiken, met wie we ze kunnen delen en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door Van Leeuwen Tandartsen, gevestigd aan de Lammermarkt 218, 2312 CW Leiden.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Van Leeuwen Tandartsen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:

Van Leeuwen Tandartsen
Lammermarkt 218
2312 CW Leiden
071 589 83 72
info@vanleeuwen-tandartsen.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van je relatie met onze praktijk. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze zorgverlening, administratie, communicatie en bedrijfsvoering.

Gegevens van patiënten

Wanneer je patiënt bij ons bent of je bij onze praktijk inschrijft, kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken:

voorletters, voornaam en achternaam;
geslacht;
geboortedatum;
adres, postcode en woonplaats;
telefoonnummer en e-mailadres;
burgerservicenummer, wanneer wij dit wettelijk moeten of mogen gebruiken;
identiteitsgegevens;
gegevens over je zorgverzekering;
gegevens over afspraken en behandelingen;
medische en tandheelkundige gegevens;
medicijngebruik, allergieën en andere gezondheidsinformatie;
röntgenfoto’s, gebitsfoto’s en andere onderzoeksgegevens;
behandelplannen, begrotingen en toestemmingen;
verwijzingen en correspondentie met andere zorgverleners;
factuur-, betaal- en declaratiegegevens;
klachten, vragen en correspondentie.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. We gaan hier extra zorgvuldig mee om en verwerken deze gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor een goede behandeling of wanneer de wet dit toestaat of verplicht.

Gegevens van websitebezoekers

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt, zoals:

IP-adres;
type apparaat en browser;
bezochte pagina’s;
datum en tijdstip van het bezoek;
technische gegevens over het functioneren van de website;
cookiegegevens, wanneer cookies worden gebruikt.

Gegevens via het contactformulier

Wanneer je het contactformulier invult, verwerken we de gegevens die je zelf aan ons verstrekt, zoals:

naam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
de inhoud van je vraag of bericht.

Zet bij voorkeur geen uitgebreide of zeer gevoelige medische informatie in het contactformulier. Voor het bespreken van medische klachten of behandelingen kun je beter telefonisch contact met ons opnemen.

Gegevens bij inschrijving

Wanneer je je via de website als nieuwe patiënt inschrijft, verwerken we onder andere:

geslacht;
geboortedatum;
voorletters en achternaam;
adres;
postcode en woonplaats;
telefoonnummer;
e-mailadres;
eventuele vragen of opmerkingen.

Na ontvangst van je inschrijving nemen we contact met je op voor het plannen van een intakeafspraak.

Gegevens van sollicitanten

Wanneer je bij ons solliciteert, kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken:

naam en contactgegevens;
de functie waarop je solliciteert;
curriculum vitae;
motivatiebrief;
gegevens over opleidingen en werkervaring;
informatie die je tijdens de sollicitatieprocedure verstrekt.

We vragen sollicitanten om geen informatie te verstrekken die niet noodzakelijk is voor de beoordeling van de sollicitatie.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het inschrijven en identificeren van patiënten;
het plannen en beheren van afspraken;
het uitvoeren van onderzoeken en behandelingen;
het bijhouden van een medisch en tandheelkundig dossier;
het geven van advies en nazorg;
het opstellen en bespreken van behandelplannen en begrotingen;
het verwerken van declaraties en betalingen;
het indienen van declaraties bij zorgverzekeraars;
het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
het behandelen van klachten;
het onderhouden van contact met patiënten;
het verwijzen naar en samenwerken met andere zorgverleners;
het verbeteren en beveiligen van onze zorgverlening;
het beveiligen van onze praktijk, medewerkers en bezoekers;
het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen;
het behandelen van sollicitaties;
het beheren, beveiligen en verbeteren van onze website;
het voorkomen van misbruik, fraude en beveiligingsincidenten;
het instellen, uitoefenen of onderbouwen van juridische vorderingen.

We gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden die niet verenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat.

Afhankelijk van de situatie baseren we de verwerking op:

De behandelovereenkomst

Voor het uitvoeren van tandheelkundige zorg moeten we persoonsgegevens en gezondheidsgegevens verwerken. Zonder deze informatie kunnen we geen veilige en verantwoorde behandeling uitvoeren.

Een wettelijke verplichting

Als zorgverlener moeten we ons houden aan verschillende wettelijke verplichtingen. Zo zijn we verplicht een medisch dossier bij te houden en bepaalde gegevens te bewaren.

Gerechtvaardigd belang

Soms verwerken we gegevens omdat dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van onze praktijk of van een ander. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

het beveiligen van de praktijk;
het verbeteren van onze dienstverlening;
het voorkomen van fraude en misbruik;
het voeren van een zorgvuldige administratie;
het behandelen van juridische geschillen.

We wegen ons belang altijd af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon.

Toestemming

In sommige gevallen vragen we vooraf toestemming, bijvoorbeeld wanneer gegevens worden gebruikt voor een doel waarvoor geen andere wettelijke grondslag bestaat.

Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, mag je die toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Het verlenen van gezondheidszorg

Gezondheidsgegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor het verlenen van gezondheidszorg, het stellen van een diagnose, het uitvoeren van een behandeling of het beheren van onze zorgverlening.

De medewerkers en behandelaars die toegang hebben tot medische gegevens hebben een wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht.

5. Medisch dossier

Als tandartspraktijk zijn wij verplicht een medisch dossier bij te houden. In dit dossier leggen we de gegevens vast die nodig zijn voor een goede en veilige behandeling.

Het dossier kan onder andere bestaan uit:

medische en tandheelkundige voorgeschiedenis;
onderzoeksresultaten;
röntgenfoto’s en gebitsfoto’s;
behandelplannen;
uitgevoerde behandelingen;
gebruikte materialen en medicatie;
adviezen en nazorginstructies;
correspondentie met andere zorgverleners;
gegeven en ingetrokken toestemmingen.

Alleen medewerkers en zorgverleners die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot het dossier.

6. Gegevens van kinderen

Ook kinderen kunnen patiënt zijn bij onze praktijk. Bij de verwerking van gegevens van minderjarigen houden wij rekening met hun leeftijd en met de rechten van hun ouders, voogden of wettelijk vertegenwoordigers.

Wie toestemming geeft voor een behandeling en wie het dossier mag inzien, is afhankelijk van de leeftijd van het kind en de geldende wettelijke regels.

Wij verwerken niet meer gegevens van kinderen dan noodzakelijk is voor een goede behandeling en administratie.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling, administratie of bedrijfsvoering, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Persoonsgegevens kunnen onder andere worden gedeeld met:

Zorgverleners binnen de praktijk

Binnen onze praktijk kunnen tandartsen, mondhygiënisten, assistenten, preventieassistenten, receptionisten en andere betrokken medewerkers toegang krijgen tot gegevens die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Dit kunnen ook zelfstandig werkende zorgverleners zijn die binnen de praktijk behandelingen uitvoeren.

Andere zorgverleners

Wanneer dit noodzakelijk is voor je behandeling, kunnen we gegevens delen met bijvoorbeeld:

andere tandartsen;
kaakchirurgen;
orthodontisten;
huisartsen;
apothekers;
medisch specialisten;
mondhygiënisten;
tandtechnische laboratoria;
spoedtandartsen;
andere betrokken zorgverleners.

We delen medische gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is en volgens de daarvoor geldende wettelijke regels.

Zorgverzekeraars

Gegevens kunnen worden gedeeld met zorgverzekeraars wanneer dit nodig is voor het indienen, controleren of verwerken van een declaratie.

Infomedics

Niet direct betaalde rekeningen kunnen namens onze praktijk worden verwerkt door Infomedics. Hiervoor worden de persoonsgegevens en declaratiegegevens gedeeld die nodig zijn om de factuur op te stellen, bij de zorgverzekeraar in te dienen en te innen.

Infomedics is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt binnen de eigen dienstverlening. Op deze verwerking is ook het privacybeleid van Infomedics van toepassing.

Dienstverleners

We kunnen gebruikmaken van externe dienstverleners voor onder andere:

patiëntendossiers en praktijksoftware;
afsprakenbeheer;
hosting en onderhoud van de website;
e-mail en telefonie;
gegevensopslag en back-ups;
beveiliging;
financiële administratie;
incasso;
ICT-ondersteuning;
websiteformulieren;
analyse van het gebruik van de website.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken we afspraken over privacy, geheimhouding en beveiliging. Waar nodig sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Overheidsinstanties en toezichthouders

We kunnen gegevens verstrekken aan overheidsinstanties, toezichthouders, opsporingsinstanties of andere bevoegde organisaties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Juridische en professionele adviseurs

Wanneer dat noodzakelijk is, kunnen we gegevens delen met bijvoorbeeld onze accountant, verzekeraar, advocaat of andere professionele adviseur. Zij ontvangen alleen de gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

8. Geheimhouding

Onze medewerkers en behandelaren gaan vertrouwelijk om met je persoonsgegevens en medische gegevens.

Medische informatie wordt niet zonder toestemming gedeeld met familieleden, partners, werkgevers of andere derden, tenzij dit wettelijk is toegestaan of verplicht.

Ook wanneer iemand namens jou belt of mailt, moeten wij eerst kunnen vaststellen dat deze persoon toestemming heeft om informatie te ontvangen.

9. Cameratoezicht in de praktijk

In en rond de praktijk kan gebruik worden gemaakt van cameratoezicht. Dit doen we om:

patiënten, bezoekers en medewerkers te beschermen;
eigendommen te beveiligen;
incidenten, agressie, diefstal en vandalisme te voorkomen;
incidenten achteraf te kunnen onderzoeken.

Op plaatsen waar cameratoezicht wordt gebruikt, wordt dit duidelijk aangegeven. Er worden geen camera’s geplaatst in behandelkamers, toiletten of andere ruimtes waar mensen een hoge mate van privacy mogen verwachten.

Camerabeelden worden in beginsel niet langer dan vier weken bewaard. Wanneer een incident is vastgelegd, kunnen de betreffende beelden langer worden bewaard zolang dit nodig is voor het onderzoek, een aangifte, een verzekeringskwestie of een juridische procedure.

Camerabeelden worden alleen bekeken door bevoegde personen en worden uitsluitend aan anderen verstrekt wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

10. Websiteformulieren

De website bevat formulieren waarmee je contact kunt opnemen, je kunt inschrijven als patiënt of kunt solliciteren.

De gegevens uit deze formulieren worden gebruikt om:

je vraag te beantwoorden;
contact met je op te nemen;
je inschrijving te verwerken;
een intakeafspraak te plannen;
je sollicitatie te beoordelen;
eventuele vervolgstappen uit te voeren.

De gegevens worden niet gebruikt voor commerciële nieuwsbrieven of andere marketingdoeleinden, tenzij je daar afzonderlijk toestemming voor hebt gegeven.

Een bericht uit een contact- of inschrijfformulier kan worden opgenomen in het patiëntendossier wanneer de inhoud relevant is voor de behandeling of zorgverlening.

11. Sollicitaties

Gegevens van sollicitanten worden alleen gebruikt voor de betreffende sollicitatieprocedure.

Wanneer je niet wordt aangenomen, verwijderen we je sollicitatiegegevens in beginsel uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure.

Met je toestemming kunnen we de gegevens maximaal één jaar bewaren, bijvoorbeeld wanneer we je willen benaderen voor een toekomstige vacature. Je kunt deze toestemming altijd intrekken.

Wanneer je bij ons in dienst treedt, kunnen relevante gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die bij een bezoek aan een website op je apparaat kunnen worden geplaatst.

Noodzakelijke cookies

Noodzakelijke cookies zorgen ervoor dat de website technisch goed werkt. Voor deze cookies is geen toestemming nodig.

Voorkeurscookies

Voorkeurscookies kunnen instellingen onthouden, zoals taalkeuzes of andere websitevoorkeuren.

Analytische cookies

Analytische cookies kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Daarmee kunnen we de website en de informatievoorziening verbeteren.

Marketingcookies

Marketingcookies kunnen worden gebruikt om bezoekers over verschillende websites te volgen of om relevante inhoud te tonen.

Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Via de cookiemelding op de website kun je je voorkeuren instellen of wijzigen.

De actuele cookiemelding is leidend voor de cookies en externe diensten die op dat moment op de website actief zijn.

13. Google-reviews en Trustindex

Op onze website kunnen reviews worden weergegeven die afkomstig zijn van Google en worden ingeladen via een externe reviewdienst, zoals Trustindex.

Bij het laden van dergelijke externe inhoud kunnen technische gegevens, zoals je IP-adres en browsergegevens, door deze externe partij worden verwerkt.

Op deze verwerking kunnen de privacyvoorwaarden van Google en Trustindex van toepassing zijn. Wanneer voor het laden van de inhoud toestemming vereist is, wordt deze inhoud pas geladen nadat je toestemming hebt gegeven via de cookie-instellingen.

14. Sociale media en externe links

Onze website bevat links naar externe websites en sociale media, waaronder Facebook, Instagram, Google Maps en andere zorggerelateerde websites.

Wanneer je op een externe link klikt, verlaat je onze website. Vanaf dat moment is het privacybeleid van de betreffende externe partij van toepassing.

Van Leeuwen Tandartsen is niet verantwoordelijk voor de manier waarop externe websites met persoonsgegevens omgaan.

15. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we ervoor dat daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen bestaan. Dit kan bijvoorbeeld een besluit van de Europese Commissie zijn waaruit blijkt dat een land een passend beschermingsniveau biedt, of het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

16. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt of de gegevens langer nodig zijn vanwege een juridisch geschil.

Medische dossiers

Medische dossiers worden in beginsel minimaal twintig jaar bewaard. Deze termijn begint te lopen vanaf de laatste wijziging in het dossier.

Een medisch dossier kan langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor een goede behandeling, vanwege het belang van een ander of vanwege een juridische procedure.

Financiële administratie

Facturen, betalingen en andere gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie worden in beginsel zeven jaar bewaard.

Contactverzoeken

Gegevens uit contactverzoeken worden bewaard zolang dat nodig is om de vraag af te handelen en eventuele vervolgvragen te beantwoorden.

Wanneer een bericht relevant is voor de behandeling, kan het bericht worden opgenomen in het medisch dossier. In dat geval geldt de bewaartermijn van het medisch dossier.

Inschrijvingen

Gegevens van nieuwe patiënten worden bewaard zolang dat nodig is om de inschrijving en intake te verwerken. Wanneer de persoon patiënt wordt, worden de relevante gegevens opgenomen in het patiëntendossier.

Sollicitaties

Sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd. Met toestemming kunnen deze gegevens maximaal één jaar worden bewaard.

Camerabeelden

Camerabeelden worden in beginsel maximaal vier weken bewaard, tenzij de beelden nodig zijn voor het onderzoeken of afhandelen van een incident.

Websitegegevens

Technische gegevens en cookiegegevens worden bewaard gedurende de termijn die nodig is voor het betreffende doel. De precieze bewaartermijn kan per cookie of dienst verschillen en wordt waar mogelijk vermeld in de cookie-instellingen.

17. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

verlies;
onbevoegde toegang;
ongeoorloofde wijziging;
onjuiste verwerking;
openbaarmaking;
diefstal;
vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:

toegangsbeveiliging;
persoonlijke gebruikersaccounts;
beveiligde opslag;
back-ups;
versleuteling;
actuele beveiligingssoftware;
geheimhoudingsafspraken;
beperkte toegangsrechten;
beveiligde communicatiekanalen;
periodieke controle van beveiligingsmaatregelen;
afspraken met externe dienstverleners.

Geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen. We beoordelen onze beveiligingsmaatregelen daarom regelmatig en passen deze waar nodig aan.

18. Datalekken

Wanneer persoonsgegevens verloren zijn gegaan, onbevoegd zijn ingezien of per ongeluk met de verkeerde persoon zijn gedeeld, kan sprake zijn van een datalek.

We registreren en onderzoeken mogelijke datalekken. Wanneer dat wettelijk verplicht is, melden we een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor de betrokken persoon oplevert, informeren we ook de betreffende persoon.

Denk je dat er iets mis is gegaan met je persoonsgegevens? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op.

19. Welke privacyrechten heb je?

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Recht op informatie

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we verwerken en waarom we dat doen.

Recht op inzage

Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je hebben en je kunt een kopie van je persoonsgegevens of medisch dossier opvragen.

Recht op correctie

Je kunt ons vragen onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

Een professionele medische beoordeling of conclusie wordt niet aangepast alleen omdat je het daarmee oneens bent. Je kunt in dat geval wel vragen om je eigen verklaring aan het dossier toe te voegen.

Recht op verwijdering

Je kunt in bepaalde gevallen vragen om verwijdering van persoonsgegevens.

Dit recht is niet absoluut. We kunnen een verzoek weigeren wanneer we de gegevens wettelijk moeten bewaren of wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling, de bescherming van een ander of een juridische procedure.

Recht op beperking

Je kunt in bepaalde situaties vragen om de verwerking van je persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang. We beoordelen dan of er dwingende redenen zijn om de verwerking voort te zetten.

Recht op overdraagbaarheid

Wanneer aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan, kun je vragen om persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt in een digitaal leesbaar formaat te ontvangen of over te dragen aan een andere organisatie.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming altijd intrekken.

Recht op vernietiging van het medisch dossier

Je kunt vragen om je medisch dossier geheel of gedeeltelijk te vernietigen.

We voeren dit verzoek in beginsel binnen de wettelijke termijn uit. In bijzondere situaties kunnen we het verzoek weigeren, bijvoorbeeld wanneer het bewaren van de gegevens van groot belang is voor iemand anders of wanneer een wettelijke bepaling vernietiging verhindert.

20. Hoe kun je je rechten uitoefenen?

Je kunt een verzoek indienen via:

info@vanleeuwen-tandartsen.nl

Of per post:

Van Leeuwen Tandartsen
Lammermarkt 218
2312 CW Leiden

Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit kunnen controleren.

We vragen daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk is. Stuur niet zonder overleg een volledige kopie van je identiteitsbewijs per onbeveiligde e-mail.

We reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken tegelijkertijd worden ingediend, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd.

21. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. We proberen je vraag of klacht zorgvuldig op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

22. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, werkwijze of wetgeving verandert.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan het privacybeleid staat wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.

23. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy kun je contact opnemen via: